Si te encuentras en la entrada principal del Edificio Administrativo, ULA-Mérida, estás a sólo 5 pisos de la sede de los Servicios Bibliotecarios de la Universidad de Los Andes, SERBIULA, ente encargado de la coordinación, planificación y promoción del Sistema Bibliotecario, cuyo objetivo fundamental es contribuir activamente a la misión forjadora de la universidad.

SERBIULA es, sin lugar a dudas, una de las piedras angulares para el desarrollo académico de la institución. Pero, si en el Edificio Administrativo está el cerebro y las bibliotecas son el corazón de la dependencia, definitivamente el Departamento de Adquisiciones y Procesos Técnicos, es el pulmón de los Servicios Bibliotecarios, noblemente encargado de renovar, completar y refrescar constantemente el conocimiento acumulado de las bibliotecas (textos, archivos digitales y publicaciones).
Poco de la ardua labor que se realiza en Adquisiciones, se conoce fuera de las paredes de SERBIULA. Los profesores,  investigadores y estudiantes se limitan a calificar su funcionamiento dependiendo de un único factor de interés: llegan o no las publicaciones solicitadas a las bibliotecas. Sin embargo, la jefa del Departamento de Adquisiciones, María Isabel Le Morvan, ofrece una interesante visión del día a día dentro de su unidad administrativa.

Lo básico: ¿Cómo se adquieren las publicaciones?

Le Morvan describe el proceso de forma sencilla, explicando los pasos que su unidad debe respetar para la adquisición de cualquier publicación o material solicitado. - En primer lugar -dice- se reciben las solicitudes de textos, revistas y material en general, esas solicitudes provienen de todas las bibliotecas y salas de lectura pertenecientes a la red de SERBIULA.

Una vez que se tienen los requerimientos de las bibliotecas, se pasa inmediatamente al segundo paso; evaluar la disponibilidad y posibilidad de dichos productos en el mercado, tanto nacional como internacional, comenzando el proceso administrativo conocido como licitaciones. Así pues, obtenido el material pasa a ser registrado, ya que desde el momento de su compra se convierte, inmediatamente, en patrimonio universitario – concluyó.

El mercado nacional e internacional

La adquisición de material en el ámbito nacional funciona perfectamente, no presenta ningún inconveniente. Es un proceso constante y rápido – Afirma Le Morvan, mientras resalta que, “Cabe destacar que los Servicios Bibliotecarios de la ULA, no han podido subscribir a nivel internacional desde el año 2009.” Y hace mención al problema que ha resultado a partir del implemento del control cambiario y las normativas de licitación.

¿Un proceso engorroso?

Sucede lo siguiente –explica Le Morvan– anteriormente, con la aplicación del control cambiario, la compra del material en empresas internacionales se daba a partir de un compromiso de pago. Para poder cancelar la deuda adquirida con los proveedores, la universidad debía plantear el caso al Ministerio del Poder Popular para de Educación Universitaria, quien luego de hacer el estudio correspondiente lo presentaba a la Vicepresidencia de la República y por último ésta lo refería a Tesorería del Estado, que enviaba los recursos solicitados luego de un proceso que podía tardar hasta 18 meses. Resultaba en extremo engorroso para los proveedores y las autoridades – subrayó.

Sin embargo - continuó explicando - a favor de acelerar el proceso de licitaciones, hubo un cambio importante en la forma de obtener recursos para subscribir en moneda extranjera, se comenzó trabajar directamente con la Comisión de Administración de Divisas, CADIVI. El resultado: Un proceso aún más complejo debido a la cantidad de procedimientos administrativos, la importante suma de dinero en dólares que se maneja y las normativas actuales de contratación.

Hasta el año 2009, anualmente el Departamento de Adquisiciones y Procesos Técnicos de SERBIULA manejaba números poco fluctuantes, con respecto a donaciones, canje y compra de revistas especializadas. Es prudente aclarar que SERBIULA y sus dependencias, no han detenido sus intentos de licitar con proveedores internacionales para la adquisición de publicaciones, editoriales o bases de datos extranjeras, y se está adaptando favorablemente al nuevo sistema. Se espera que para el presente año se haya adaptado de manera satisfactoria al proceso y puedan obtener de nuevo la disponibilidad de divisas para la obtención y renovación de las nuevas bases de datos de la Universidad de Los Andes.

A raíz de la problemática presupuestaria, SERBIULA se ha adecuado a la difícil situación mejorando otros sistemas de obtención de revistas, textos y publicaciones; como lo son el sistema de canje y el sistema de donaciones: la condición de canje existe únicamente si hay un intercambio de revista, es decir, se recibe una revista de una institución y a cambio se entrega otra de producción institucional. Si existe solamente recepción de un título sin enviar otro a cambio, se convierte en una donación. Estos sistemas han ayudado a mantener a la Red de Bibliotecas de la ULA, como una de las mejores del país y de América Latina. Rubén Pérez R. Pasante de Comunicación Social - CDCHTA