Dirección de Asuntos Profesorales se suma a la automatización con miras a brindar un servicio de calidad y excelencia

La Oficina de Asuntos Profesorales convertida en Dirección el 07 de Abril del 2008, por concesión del Consejo Universitario. Próxima a cumplir 36 años de funcionamiento brindando atención a los profesores e investigadores de la Universidad de Los Andes, ha seguido una serie de pasos propios para la consecución de su restructuración administrativa. Entre estos pasos se destacan la creación de la Coordinación General, la cual no estaba suscrita en el momento de la aprobación, así como la necesidad de elevar la sección de becas y año sabático a la categoría de unidad operativa, esto como consecuencia del incremento de sus funciones.

Pablo D’Jabayan Director de la dirección de Asuntos Profesorales (DAP), agregó “También solicitamos, que no estaba dentro del proyecto original, la creación de las unidades delegadas de asuntos profesorales para los núcleos universitarios y para las facultades. Todo eso fue aprobado a finales del año pasado, nosotros al llegar en este periodo rectoral, nos encontramos con el proyecto aprobado con su categoría a nivel de dirección, pero sin los trámites administrativos internos de reorganización que se ameritaban. También hay un Consejo Técnico que empezamos a reunir y activar, además de poner en funcionamiento la unidad de comunicación y medios, la cual está autorizada por el Consejo Universitario y se encarga de difundir todo el trabajo realizado en la DAP”.

Hasta el momento la dirección de Asuntos Profesorales ha coordinado visitas a los Núcleos de Táchira, Trujillo, el Vigía y la extensión de Tovar. Gracias a la creación de las unidades delegadas, concedida por el Consejo Universitario, han permitido agilizar los trámites administrativos que realizan los profesores, además de mantener reuniones de trabajo con miras a la consecución de tener un archivo bien organizado y establecer una interacción importante con los núcleos de la universidad. Las gestiones realizadas por la DAP no se han visto politizadas, el trabajo realizado es a nivel institucional, buscando siempre una calidad y excelencia de servicio para ser brindado al profesorado. Con esto se busca procesar las solicitudes de los profesores universitarios de manera oportuna y dar respuesta de manera más ágil, acortando los lapsos de tiempo de los trámites a realizar.

En cuanto a la automatización, en la actualidad existe un sistema que ha comenzado a funcionar y está en proceso de transición con un sistema anterior. El nuevo sistema funciona bajo el formato de software libre y el mismo fue creado por los ingenieros de la ULA, detalló el profesor D’Jabayan “La automatización ayudará para que los profesores puedan desde su casa, a través de Internet, hacer todas las diligencias que necesiten. Actualmente están pidiendo las constancias de trabajo, se imprimen, acá se les firma y luego vienen a buscarlas, por lo que la mejora del sistema permitirá muy pronto que hagan esto desde su casa y la impriman ellos mismos con firmas digitales. La otra parte de la automatización tiene que ver con los sistemas administrativos, todo proceso que se genera en los departamentos, facultades y escuelas, el sistema permitirá hacerlo "on line" vía Internet, esto todavía se está afinando, razón por la cual hicimos con la unidad de comunicación y medios, el levantamiento de la información que se requería para alimentar el sistema. Estamos ahora en la fase probatoria del sistema y verificando su arranque, actualmente seguimos haciendo el trabajo de los movimientos administrativos de la manera tradicional en forma manual, lo que va a cambiar en un futuro para facilitar el trabajo, evitar que se cometan errores y no tengamos que devolver los movimientos administrativos, cosa que retrasa el tramite que cada profesor esta haciendo”.

El norte principal de la DAP, es lograr digitalizar todos los documentos y los expedientes existentes, motivo por el cual se encuentran haciendo trabajos en el archivo con respecto a la reorganización de todas las carpetas, transfiriendo los documentos de carpetas viejas a carpetas nuevas diseñadas para proteger y preservar los documentos que estén allí. También se está haciendo la depuración de la documentación, para dejar en esas carpetas lo que realmente necesita la institución y todos los demás documentos que son importantes se estarán devolviendo a cada profesor en forma personalizada y en esa devolución se le solicitará lo que falta en su expediente de ser necesario. Finalizó el profesor D’Jabayan “Estamos buscando también los documentos que no están digitalizados de cada expediente, para digitalizarlos e incorporarlos al mismo. Esto permitirá que los profesores que posean una clave y usuario en la página de la DAP, puedan tener acceso a sus documentos cuando lo requieran. Por ejemplo si necesitan una partida de nacimiento, un acta de matrimonio u otro documento, la puede imprimir y esto seria una copia fiel y exacta de lo que está en su expediente. Si requiere la certificación de esa copia sencillamente la tiene que llevar a la DAP, le colocamos un sello y una firma para validar el documento. Si lo requiere para ir a un organismo público, como la prefectura, para que le puedan emitir una partida de nacimiento y necesita el número de folio, el lo puede conseguir desde su casa”.
 
Pronto la DAP, dará inicio a una campaña para otorgarle nuevamente la clave y usuario a los profesores que no la tengan, quienes requieran información pueden accesar a la pagina www.ula.ve/dap, donde encontrará todo lo necesario para la realización de los tramites propios de esta dirección.

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